Legally-Brunette: Werk niet harder maar Slimmer – Plannen

04.03.2017

Werk niet harder maar Slimmer - Plannen
Vorige week begon ik de reeks timemanagement met het grip krijgen op taken die je moet doen. In 3 simpele stappen kon je een effectieve en efficiënte to-do-list maken op basis waarvan je een planning kunt gaan maken. Dat plannen is een hele kunst op zich en in dit artikel zal ik de kunst van het plannen dan ook nader toelichten.

Het plannen

Nu alles inzichtelijk is kun je, je werkzaamheden gaan plannen. Plannen is voor sommige mensen lastig maar het is een goede methode om je werkzaamheden onder controle te krijgen. Plannen geeft je inzicht, zorgt dat je zaken los kunt laten, het gaat uitstelgedrag tegen en het maakt je productiever.

Mogelijke valkuilen bij het plannen zijn;
– uitstelgedrag
– niet kunnen stoppen
– onrealistisch beeld van de tijd
– snel afgeleid zijn

Van belang is dat je kunt reflecteren op je eigen handelen en hierdoor inzicht hebt in welke valkuilen op jou van toepassing zijn. Ben je bijvoorbeeld snel afgeleid, zoek dan naar een manier om te voorkomen dat dit gebeurd. Om te voorkomen dat je planning spaak loopt zijn er 5 handige tips die je hierbij kunt gebruiken;

  1. Plan aan het einde van de dag of week de werkzaamheden die je de volgende dag of week wilt gaan doen.
  2. Plan routinezaken vooruit in je agenda, bijvoorbeeld je mail lezen en lunchen.
  3. Plan ook voorbereidingstijd alsmede tijd om na een afspraak nawerk te doen. Dit geldt ook voor reistijd. Op deze manier heb je een realistische planning en overzicht.
  4. Probeer niet je hele agenda vol te plannen, zorg voor voldoende flexibiliteit.
  5. Cluster gelijksoortige taken.

Elektronisch plannen

Het schrijven in een oldschool hardcopy agenda is heerlijk. Zelf kan ik maar moeilijk afstand doen van deze agenda. Toch is het plannen in een digitale agenda in veel opzichten veel verstandiger en handiger. Het grootste voordeel van het digitaal plannen is dat je altijd en overal in je agenda kunt kijken, daar waar veel mensen hun agenda nog wel eens vergeten of de digitale en hardcopy agenda afwisselend gebruiken. Daarnaast kent een digitale agenda nog veel meer voordelen.

  • Je kunt bijlages toevoegen aan een agenda punt. Moet je bijvoorbeeld een bepaald stuk lezen voor een afspraak dan kun je deze aan het agendapunt hangen. Zoeken naar waar het ook alweer was hoeft dan niet meer.
  • Mensen uitnodigen is ideaal. Niet alleen heb jij zo overzicht van wie aanwezig zijn, de andere worden zo ook herinnerd aan deze afspraak.
  • Door met verschillende kleuren in je agenda te werken heb je overzicht over waar welk items voor staat. Zo kun je privé een aparte kleur geven, routine taken, urgente taken, ga zo maar door.

Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van hoe je agenda er uit zou kunnen zien. Eerlijk is eerlijk, het is veel werk. Als je echter eenmaal gewend bent aan deze manier van werken gaat het je steeds minder tijd kosten.

Na het artikel over het inzichtelijk maken van je taken en dit artikel over plannen volgt binnenkort het artikel over hoe je grip kan krijgen op je inbox.

Tags: , ,
Categorie: Legally-Brunette, Office Life
Vorige post Volgende post

2 reacties

  • Reageer vandaalenzo 05.03.2017

    Ben benieuwd naar het volgende deel. Ik krijg heel veel mail, probeer het beantwoorden wat meer te plannen. Merk dat mensen vaak na het versturen gelijk vragen of ik het hem ontvangen. Daardoor word ik steeds uit mijn werkzaamheden gehaald. Je hoort het, ik kan wel wat tips gebruiken. Bedankt voor het delen so far!

    • Reageer Stacey 05.03.2017

      Dan denk ik zeker dat je wat hebt aan het deel over mail, gezien drukte komt hij over 2 weken online. Je zou bijvoorbeeld wel al kunnen beginnen met 2 a 3 vaste momenten in te plannen per dag om je mail te doen.

    Laat een reactie achter