Legally-Brunette: Werk niet harder maar Slimmer – Grip op je mailbox

18.03.2017

Werk niet harder maar slimmer - grip op je mailbox
Inmiddels heb ik in de reeks ‘Werk niet slimmer maar harder’ al twee artikelen gepubliceerd.  Ik begon de reeks timemanagement met het grip krijgen op taken die je moet doen waarna het artikel over plannen volgde. Vandaag ga ik het hebben over je inbox en hoe je grip krijgt op al die mails die dagelijks binnenkomen. Wil jij ook veel efficiënter met je mail omgaan? Lees dan snel het artikel Werk niet harder maar Slimmer – Grip op je mailbox.

De meeste zullen het wel herkennen, je mailbox zit bomvol, je vergeet waar je nog op moet reageren, je zoekt uren naar dat ene mailtje en stuurt 10 keer per week praktisch dezelfde mail. Zo zijn er nog tal van ergernissen waar vele van ons dagelijks mee te maken hebben. De afgelopen jaren heb ik veel verschillende technieken toegepast en pogingen gedaan om grip te krijgen op de inhoud van mijn mailbox. Na 5 jaar heb ik eindelijk een modus gevonden die voor mij heel goed en fijn werkt. Vandaag deel ik hoe ik mijn mailbox goed onder controle kan houden.

Mappen, mappen en nog eens mappen

Ik werk net een half jaar bij mijn huidige werkgever maar inmiddels heb ik al zeker 50 verschillende mappen in mijn mailbox. In mijn situatie heb ik bijvoorbeeld voor ieder vak een map welke vervolgens is opgedeeld in inhoudelijke mails van collega’s en mails van leerlingen met betrekking tot dit vak. Ook iedere stagiair die ik begeleid heeft zijn of haar eigen map. Op deze manier kan ik heel makkelijk en snel de mails van een bepaald persoon terugvinden.

Vaste momenten voor je mail

In het artikel over plannen had ik het al eerder over het indelen van je agenda in blokken. Het wegwerken van je mail zou je bijvoorbeeld op 3 vaste momenten op de dag kunnen doen. Als je de dag begint, net na de lunch en voor je afsluit. Op de andere momenten sluit je, je mail programma af of schakel je de pop-ups uit zodat je er niet door wordt afgeleid. Dit is even wennen, we zijn namelijk doorgaand gewend om zo snel mogelijk te reageren op mails. Maar wees eens eerlijk, hoe vaak gebeurd het wel niet dat ergens in wordt gekopieerd en dat na 2 uur blijkt dat de issue zichzelf heeft opgelost?

Niet alleen voorkomt het dat je overbodige mails aan het typen bent, het zorgt er ook voor dat je, je overige werkzaamheden geconcentreerder uit kunt voeren.

Standaard teksten

Mail je vaak hetzelfde of zijn er veel mails met eenzelfde soort passage? Overweeg dan om standaard teksten in te voeren in outlook. Deze standaard teksten kun je dan gemakkelijk invoegen in je mail. Deze methode bespaart je veel tijd. In Outlook is hier een functie voor, gebruik je een ander programma zou je verschillende handtekeningen kunnen maken met deze teksten er in zodat je deze snel en gemakkelijk in kunt voegen.

Voor je naar huis toe gaat is je inbox leeg of zo goed als leeg

Het klinkt heel heftig, ik weet het. Maar als je goed gebruik maakt van je mappen is het veel makkelijker dan je denkt. Natuurlijk zal het een behoorlijke klus zijn om dit te bewerkstelligen als je net begint, maar daarna is het een fluitje van een cent. Alleen de mails die je nog moet beantwoorden laat je in je inbox, de rest verplaats je. Alleen als jij nog moet antwoorden blijft het er in, anders niet. Dingen die je niet moet vergeten om op te volgen en je niet wilt vergeten verplaats je ook. Om ze niet te vergeten kun je werken met de takenlijst of je maakt een agenda punt van de mail. Op die manier zul je het niet vergeten maar zorgt het niet voor onnodige onrust in je mailbox.

Bovenstaande techniek is in sommige bedrijven zelfs verplicht en geeft mij persoonlijk echt heel veel rust.

Heb jij nog goede tips om grip te krijgen op je mail? 

Tags: , , ,
Categorie: Legally-Brunette, Office Life
Vorige post Volgende post

1 reactie

  • Reageer El 19.03.2017

    Wat een handige tips, bedankt! Ik ga er meteen morgen op het werk mee aan de slag.

  • Laat een reactie achter